Pourquoi utiliser un logiciel de gestion d'événements
Organiser un événement, c'est jongler avec mille détails : communication, inscriptions, paiements, rappels, accueil des participants, bilan... Sans outil adapté, c'est source de stress et d'erreurs. Un bon logiciel de gestion d'événements automatise ces tâches pour vous concentrer sur l'essentiel : créer un événement mémorable.
Le cycle complet d'un événement avec Mabo Créa
1. Création et publication
En quelques clics, créez votre événement : titre accrocheur, date et heure, lieu (physique ou en ligne), description détaillée, visuel attrayant. Définissez le nombre de places, les tarifs, les informations à collecter. Votre page d'inscription est prête.
2. Communication et promotion
Envoyez une invitation par email à vos contacts ciblés : anciens participants, membres actifs, prospects intéressés... Grâce au CRM intégré, vous segmentez finement votre audience. Partagez le lien sur vos réseaux sociaux. Suivez les inscriptions en temps réel.
3. Inscriptions et paiements
Les participants s'inscrivent en ligne en quelques secondes. Pour les événements payants, ils règlent par carte bancaire de façon sécurisée. Confirmation automatique par email avec le récapitulatif et le QR code d'entrée. Si l'événement est complet, liste d'attente automatique.
4. Rappels automatiques
J-7, J-1, J-même : des emails de rappel partent automatiquement aux inscrits. Avec l'adresse, le programme, les consignes pratiques. Réduisez drastiquement les no-shows sans effort de votre part.
5. Accueil et check-in
Le jour J, ouvrez l'application Mabo Créa sur votre smartphone ou tablette. Scannez les QR codes des participants à l'entrée : inscription validée en une seconde. Vous pouvez aussi chercher un nom et valider manuellement. La liste des présents se met à jour en temps réel.
6. Bilan et suivi
Après l'événement, envoyez automatiquement un email de remerciement (avec pourquoi pas un sondage de satisfaction). Analysez les chiffres : taux de remplissage, revenus générés, profil des participants, taux de présence. Tout est historisé dans les fiches contacts pour vos prochains événements.
📊 Impact typique
-80%
de temps admin
-50%
de no-shows
+30%
de participants
Types d'événements gérables
Mabo Créa s'adapte à tous types d'événements :
- Associations : assemblées générales, ateliers, formations, sorties
- Entreprises : séminaires, webinaires, portes ouvertes, team building
- Culture : concerts, expositions, conférences, projections
- Sport : tournois, compétitions, stages, initiations
- Éducation : conférences, remises de diplômes, JPO
L'avantage CRM intégré
Contrairement à Eventbrite ou Weezevent qui sont des outils isolés, Mabo Créa connecte vos événements à votre CRM. Résultat :
- ✓ L'historique des participations s'ajoute automatiquement aux fiches contacts
- ✓ Vous invitez les anciens participants en 1 clic
- ✓ Vous identifiez vos "super fans" qui viennent à tous vos événements
- ✓ Les paiements sont tracés dans le profil financier de chaque contact
- ✓ Vos campagnes email ciblent les participants selon leurs préférences
Exemple concret
Association sportive "Les Champions"
Avant Mabo Créa : gestion des inscriptions par email, paiements par chèque, liste des participants sur Excel, pointage sur papier, relances manuelles.
Temps passé : 15h par événement.
Avec Mabo Créa : création de l'événement en 10 min, inscriptions/paiements automatiques, rappels programmés, check-in par scan, bilan instantané.
Temps passé : 2h par événement.
